Základní informace

V případě, že Vaše společnost nemá zkušenosti se zaváděním systému managementu („ISO“), věnujte pozornost těmto základním informacím.

1. Úvod
2. Doba od zahájení prací k získání certifikátu
3. Finanční náročnost
4. Příspěvek
5. Volba poradenské firmy
6. Volba certifikační společnosti
7. Zavádění systému
8. Systémy & Normy
9. Závěr

 

1. Úvod

Asi se shodneme, že jakékoli naše rozhodnutí je o to jednodušší, když k němu máme dostatek odpovídajících informací.

Drtivá většina mých zákazníků přistupuje k zavedení a k certifikaci systému managementu ve chvíli, kdy včera bylo už docela dost pozdě. V takové chvíli je pro ně rozhodujícím kritériem cena a termín, ve kterém se budou moci před zákazníkem prokázat platným certifikátem. Ostatní skutečnosti jdou ve většině případů stranou a záleží spíše na jejich štěstí či podnikatelské intuici, jakému to expertovi padnou do náruče. Záleží tedy na Vás nakolik budete věnovat pozornost následujícím řádkům.

2. Doba od zahájení prací k získání certifikátu

Doba zavádění systému (výkon poradce) je u každé společnosti jiná. Rozdílnost je samozřejmě vždy dána složitostí probíhajících procesů a samotnými podmínkami společnosti. Ideální doba zavádění systému je šest až devět měsíců. Tato doba by neměla být překračována. Po zavedení systému lze přistoupit k certifikačnímu auditu (ověření funkčnosti systému třetí nezávislou stranou). Po samotném (úspěšném) auditu je nutné připočíst cca 14 až 21 dnů k vystavení certifikátu.

To co je třeba zdůraznit:

• praxe certifikačních orgánů z devadesátých let, kdy bylo vyžadováno před samotným auditem prokazování jednoho roku funkčnosti zavedeného systému, je minulostí; certifikačnímu orgánu postačuje cca tříměsíční zkušební provoz systému (zkušený poradce ví, co je třeba doložit);
  
• auditoři certifikačního orgánu prověřují vzorkově naplnění všech požadavků normy; tzn., že lze velmi rychle (za určitých podmínek klidně i za tři dny) přistoupit k certifikačnímu auditu v případě, že jsme schopni doložit „plnění“ těchto požadavků;
  
• předchozí odrážka v sobě skrývá pověstné ale, které však platí všeobecně; tím, že získáte certifikát, se automaticky zavazujete k ročním dozorovým auditům (vykonává certifikační orgán); pokud tedy získáte certifikát a nepokračujete v dalším doladění a rozvoji systému, pak se logicky vystavujete možnosti ztráty certifikátu při prvním dozorovém auditu;
  
• shrnutím předchozích odrážek lze konstatovat, že získáním certifikátu teprve vše začíná; další práce na systému (náročnost je nepřímo úměrná době, kterou jste přípravě věnovali před auditem) by měly vést ke skutečné funkčnosti systému a samozřejmě k osamostatnění společnosti od služeb poradce; rozdělujte pro to vždy práce vedoucí k získání certifikátu a práce na skutečné zavedení a udržování funkčnosti systému (zejména to platí pro cenové relace a rozsah prací poradce);
  

nahoru

3. Finanční náročnost

Finanční náklady za zavedení (nedej Bože implementaci) a certifikaci systému musíme rozdělit na tři základní položky:

• zavedení systému
  (výkon poradce);
  
• náklady související se zavedením systému
  (školení, měřidla, revize, apod.);
  
• certifikační audit
  (platba za výkon auditu a za vystavení certifikátů).
  

3.1. Poradenství

Na rozdíl od certifikačních orgánů se ceny za poradenství pohybují ve velkém rozpětí a jsou velmi velmi individuální. Zákazníkovi tak nezbývá než porovnat mezi více poradci. Jediné co můžu zákazníkovi doporučit je, aby kromě ceny porovnal i rozsah prací a garance za výsledek certifikačního auditu a funkčnost systému.

3.2. Související náklady

Výše souvisejících nákladů je nepřímo úměrná úrovni organizace, tedy organizace plnící legislativní požadavky (viz dále) automaticky snižuje potřebu čerpání souvisejících nákladů.

Mezi související náklady patří:

• plnění legislativních povinností vůči Vašemu produktu (zákon o technických požadavcích na výrobky);
  
• vzdělávání představitele managementu (manažera jakosti);
  
• zajištění veškerých legislativně daných školení (BOZP, strojník, svářeč) pro zaměstnance společnosti;
  
• ošetření legislativních povinností v oblasti životního prostředí (odpady, obaly, chemické látky, sklad olejů,...) a bezpečnosti a ochrany zdraví při práci (kategorizace prací, osobní ochranné pracovní prostředky, rizika, zdravotní způsobilost zaměstnanců, únikové východy, značky, návody ke strojům,...);
  
• pořízení (kalibrovaných) měřidel;
  
• nákup norem a zákonů jimiž se procesy a společnost řídí;
  
• náklady na kancelářský materiál (papír, inkoust, šanony, apod.);
  
• jiné náklady, které nelze bez bližší znalosti společnosti uvést;

3.3. Certifikační audit

U certifikačních orgánů máme při jejich výběru usnadněnou pozici a to díky jejich cenovému rozpětí, které je ± 5% (pozn.: myšleno na český certifikační orgán). Zákazník tak může volit podle sympatií či požadavků zákazníků.

U plateb určených certifikačnímu orgánu je důležité, aby si zákazník uvědomil, že jsou zpoplatněny všechny audity, a že platbou za certifikační audit to rozhodně nekončí.

Dále uvádím příklad cen a plateb v jednotlivých letech (uvedený příklad je pro ISO 9001 a ceny jsou uvedeny bez 19%DPH):

Rok	2007	2008	2009	2010	2011
Počet zaměstnanců	Certifikační audit	1. Dozorový audit	2. Dozorový audit	Recertifikační audit	1. Dozorový audit
1 – 10	33 500	10 500	10 500	21 500	10 500
11 - 25	48 000	14 500	14 500	31 500	14 500
26 - 45	62 500	19 000	19 000	40 000	19 000
46 - 65	82 000	25 000	25 000	52 500	25 000
66 - 85	96 500	29 000	29 000	62 500	29 000
86 - 125	115 000	33 000	33 000	72 000	33 000

nahoru

4. Příspěvek

Stát v rámci podpory malých a středních podnikatelů poskytuje prostřednictvím Českomoravské záruční a rozvojové banky příspěvek na náklady spojené s poradenstvím v rámci programu „CERTIFIKACE“ a to ve výši 50% max. však 200 tis. Kč (při zavádění dvou systémů – 300 tis.).

Aktuální informace lze získat na http://www.cmzrb.cz (menu nahoře Produkty a služby – po rozbalení výběr Finanční příspěvky – zobrazí se příspěvek na certifikaci ISO a EMAS v programu CERTIFIKACE).

Základní informace:

• počet zaměstnanců
  do 50 , pokud má firma „pouze“ certifikát podle ČSN EN ISO 9001:2001,
  0 – 250 pokud má firma buď certifikát podle ČSN EN ISO 14001:2005 a nebo ISO 9001 a ISO 14001;
• podporovány jsou jen určité činnosti – dle OKEČ; zjednodušeně lze říci, že jsou podporovány všechny výrobní činnosti a služby vyjma erotiky a tabáku;
• o příspěvek se žádá až po vystavení certifikátu a to formou vyplnění žádosti (zejména obraty a počet zaměstnanců) a doložením ověřených dokumentů (výpis z OŘ, smlouvy, faktury,...) a potvrzení (nic nedlužíme,..);
• na příspěvek není nárok a vše je také odvislé od finančního objemu, který tam v daném roce stát vloží;

nahoru

5. Volba poradenské firmy

Každý zákazník má své specifické požadavky na určitého dodavatele a těmi se vždy řídí.

Na tomto místě uvádím pouze tato doporučení:

• smlouvu uzavírejte na komplexní službu, tedy na všechny etapy zavádění systému a to až po samotný certifikační audit
  (již na počátku budete znát celkové finanční náklady na poradenství a také budete znát termín ukončení prací; smlouva by měla obsahovat co nejmenší počet pohyblivých finančních položek jako např.:hodina poradenství 500 Kč; strana A4 240 Kč, poradenský den 15 – 30 tis.);
• platební podmínky by měly zahrnovat i určitou záruku
  (15 – 25% celkové částky spojené s úspěšnou certifikací systému podpoří výsledek certifikačního auditu);
• poradenská firma by se měla zavázat k bezplatnému odstranění závad na systému v případě, že systém není certifikační společností úspěšně certifikován ;
• poradenská firma by se měla účastnit certifikačního auditu a pomoci při jednání s certifikačním orgánem;
• poradenská firma by měla jednoznačně říct, kterou certifikační společností bude zavedený systém certifikován bez jakýchkoli výhrad
  (zavedený systém bez „vazby“ na certifikační orgán je „hotov“ pouze z 85-90%);
• doporučuji, aby poradenství prováděl jeden maximálně dva stálí poradci poradenské firmy
  (vyhnete se problémům spojených s názorovými střety poradců);

nahoru

6. Volba certifikační společnosti

V republice existuje mnoho certifikačních společností a je tedy velmi těžké zvolit si tu vhodnou. V každém případě musí mít certifikační orgán platnou akreditaci na činnosti Vaší společnosti!

Jednoznačně doporučuji vybrat takový certifikační orgán, který u nás ale zejména v Evropě má „nálepku“ prestižního certifikačního orgánu. Tyto prestižní certifikační orgány provádějí certifikaci podle akreditace své mateřské zahraniční společnosti, ale také i podle akreditace české.

Rozdíl je samozřejmě v ceně. Certifikaci podle zahraniční akreditace doporučuji pouze společnostem, u kterých si to přímo vyžaduje jejich zákazník.

Certifikace podle české akreditace je cenově výhodnější (dokonce výhodnější než u českých certifikačních společností) a přesto takovýto certifikát má v sobě „punc prestiže“ a je i plně dostačující pro případnou spolupráci se zahraničními zákazníky.

Seznam akreditovaných certifikačních orgánů je dostupný na:

• Český institut pro akreditaci - http://www.cai.cz – menu vlevo – seznamy akreditovaných subjektů – certifikační orgány;
• Národní politika jakosti – http://www.npj.cz – menu nahoře – VYHLEDÁVÁNÍ/DATABÁZE – certifikační orgány;

Špičku v počtu vystavených certifikátů tvoří:

• BVQI Czech Republic, s.r.o. – http://www.bvqi.cz
• CQS – Sdružení pro certifikaci systémů managementu jakosti – http://www.cqs.cz
• Český lodní a průmyslový registr, s.r.o. – http://www.clpr.cz
• TÜV SÜD Czech s.r.o. – http://www.tuvcz.cz ;

Na závěr jedno zdůraznění:

Certifikační orgán musí být akreditován u Českého institutu pro akreditaci a musí mít akreditaci pro činnosti Vaší společnosti. V opačném případě zaplatíte za provedení certifikačního auditu a budete vlastnit certifikát, který si budete moci pouze vhodně založit.

nahoru

7. Zavádění systému

Zavádění systému a to buď samostatného či integrovaného probíhá podle tří základních standardních etap:

• V první etapě je provedena analýza, která určí nakolik plníme požadavky normy či norem.
  Výstupem je harmonogram nápravy jednotlivých nedostatků.
• Druhá etapa zahrnuje paralelní dokumentování postupů a systémovou nápravu zjištěných nedostatků v první etapě.
  Výstupem je probíhající zkušební provoz systému.
• Třetí etapa se zaměřuje na provedení interního auditu a tzv. přezkoumání systému managementu.
  Výstupem je přistoupení k certifikačnímu auditu.

nahoru

8. Systémy & Normy

8.1. Všeobecně

Každý zákazník přistupuje k zavádění systémových norem z jiných důvodů.
Převažují však důvody dva:

• tlak zákazníka či nutná podmínka pro účast ve výběrových řízeních;
• marketingový nástroj pro získání zákazníka;

Malinko se tak zapomíná na další, neméně důležitý, přínos těchto nástrojů řízení.
Veškeré systémové normy obsahují nástroje, které by nám měly napomoci zajistit:

• funkčnost firmy při jakýchkoli personálních změnách, tj. zastupitelnost díky dokumentování systému;
• možnost vyvinit se doložením záznamů (po zákazníkem či legislativou danou dobu) zakázky, evidence odpadů, evidence pracovních úrazů,....;
• plnění legislativních požadavků a vyhnutí se tak možnosti postihu či ztráty;
• zlepšování systému při výskytu reklamace či stížnosti zákazníka, informací o nedostatcích (neshodách) při výrobě či poskytnutí služby, havárie, úrazu,...;
• rozvoj systému a tedy celé firmy díky informacím o výkonnosti a nákladech na jednotlivé činnosti (procesy);

V současné době frčí tzv. integrace jednotlivých systémových norem, kterými jsou:

• ISO 9001
  jakost, kvalita produktu (výrobek či služba);
• ISO 14001
  snižování dopadu činností, výrobků či služeb na životní prostředí;
• ISO 27001
  zajištění důvěrnosti, dostupnosti a integrity informací;
• OHSAS 18001
  snižování rizik a tím pracovních úrazů a jejich následků;
• CFCS 1004
  používání dřeva ze zdrojů obhospodařovaných trvale udržitelným vývojem;

8.2. Normy

8.2.1. ISO 9001 - JAKOST, KVALITA

Norma specifikující požadavky a současně norma podle které je udělován certifikát:

Označení:
ČSN EN ISO 9001 ed.2
Třídící znak:
01 03 21
Vydání:
březen 2002
Název:
Systémy managementu jakosti – Požadavky

Další normy:

Třídící znak/ vydání	Označení/ Název
01 03 00 duben 2006	ČSN EN ISO 9000 Systémy managementu kvality – Základní principy a slovník
01 03 24 březen 2002	ČSN EN ISO 9004 ed.2 Systémy managementu jakosti - Směrnice pro zlepšování jakosti
01 03 30 01.04.2003	ČSN EN ISO 19 011 Směrnice pro auditování systému managementu jakosti a/nebo environmentálního managementu

Možnost objednání norem:
ČNI - Český normalizační institut, Biskupský dvůr 5, 110 02 Praha 1; http://www.cni.cz/

8.2.2. ISO 14001 - ENVIRONMENT

Norma specifikující požadavky a současně norma podle které je udělován certifikát:

Označení:
ČSN EN ISO 14001
Třídící znak:
01 09 01
Vydání:
červen 2005
Název:
SYSTÉMY ENVIRONMENTÁLNÍHO MANAGEMENTU – Požadavky s návodem pro použití

Další normy:

Třídící znak/ vydání	Označení/ Název
01 09 04 červen 2005	ČSN EN ISO 14004 SYSTÉMY ENVIRONMENTÁLNÍHO MANAGEMENTU – Všeobecná směrnice k zásadám, systémům a podpůrným metodám
01 09 31 prosinec 2000	ČSN EN ISO 14031 Environmentální management – Hodnocení environmentálního profilu - Směrnice

Možnost objednání norem:
ČNI - Český normalizační institut, Biskupský dvůr 5, 110 02 Praha 1; http://www.cni.cz/

8.2.3. ISO 27001 - INFORMACE

Norma specifikující požadavky a současně norma podle které je udělován certifikát:

Označení:
ČSN ISO/IEC 27001
Třídící znak:
36 97 90
Vydání:
říjen 2006
Název:
Informační technologie – Bezpečnostní techniky - Systémy managementu bezpečnosti informací – Požadavky

Další normy:

Třídící znak/ vydání	Označení/ Název
36 97 90 srpen 2006	ČSN ISO/IEC 17799 Informační technologie – Bezpečnostní techniky – Soubor postupů pro management bezpečnosti informací
36 97 89 11/02 – 08/07	ČSN ISO/IEC 15408 1-3 Informační technologie – Bezpečnostní techniky – Kritéria pro hodnocení bezpečnosti IT
36 97 86 07/99 – 04/02	ČSN ISO/IEC TR 13335 1-4 Informační technologie – Směrnice pro řízení bezpečnosti IT

Možnost objednání norem:
ČNI - Český normalizační institut, Biskupský dvůr 5, 110 02 Praha 1; http://www.cni.cz/

8.2.4. OHSAS 18001 – Bezpečnost práce

Dokument specifikující požadavky a současně dokument podle kterého je udělován certifikát:

Označení:
OHSAS 18001
Vydání:
1999
Název:
Systémy managementu bezpečnosti a ochrany zdraví při práci - specifikace

Další dokumenty:
Označení:
OHSAS 18002
Vydání:
2000
Název:
Systémy managementu bezpečnosti a ochrany zdraví při práci – Směrnice pro zavádění

Možnost objednání dokumentů:
Český institut pro akreditaci, o.p.s.; Opletalova 41, 110 00 Praha 1 – Nové Město
tel.: 221 004 627; fax: 221 004 408; e-mail: NovotnaL@cai.cz; http://www.cai.cz

Pozn.:
OHSAS 18001 prošel v roce 2007 revizí. Tento dokument by měl být vydán cca v dubnu 2008 a to v ČNI.

8.2.5. CFCS 1004 – SPOTŘEBITELSKÝ ŘETĚZEC LESNÍCH PRODUKTŮ

Dokument specifikující požadavky a současně dokument podle kterého je udělován certifikát:

Označení:
CFCS 1004:2006 revize 1
Vydání:
duben 2007
Název:
Spotřebitelský řetězec lesních produktů – Požadavky

Možnost získání dokumentu:
http://www.pefc.cz

 

nahoru

9. Závěr

Získání certifikátu znamená, že u Vaší společnosti provedl certifikační orgán (třetí nezávislá strana) ověření funkčnosti systému. Vydáním certifikátu je vyjádřena funkčnost tohoto systému.

Vlastnění certifikátu znamená pro Vašeho zákazníka jistotu, že certifikační orgán provádí dozor u Vaší společnosti. Tento dozor je vždy prováděn v tzv. tříletém cyklu (získaný certifikát je platný po dobu tří let). Každý rok jsou prováděny audity certifikačním orgánem. V prvních dvou letech je prověřována vždy určitá část systému (dozorový audit) a třetí rok je proveden tzv. recertifikační audit, který dovršuje prověrku kompletního systému.

Aniž bych chtěl cokoli vnucovat, získáním certifikátu teprve vše začíná a pouze na Vás záleží nakolik přijmete plnění povinností, ke kterým jste se zavázali a nakolik bude Váš systém těžkopádný a byrokratický. Tím se ovšem dostáváme na úplný začátek, na vhodnou volbu poradce.

nahoru

 

 

Roman Peléšek
Sadová 6, 760 01 Zlín
602 710 221
roman@pelesek.cz